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GTDInbox

今天在阅读 一篇译言的文章 时向人推荐了 GTDInbox,一个很不错的GTD辅助工具。

GTDInbox是一款很Cool的Firefox插件,它可以优化Gmail的交互方式,可以让用户把Gmail当作GTD管理工具来使用。

使用Gmail+GTDInbox,大家可以:

  1. 把Gmail当作自己工作的Inbox,所有的工作都汇集到Gmail中,这里面包括别人发来的Email引起的,或者自己给自己设定的
  2. 运用Gmail自带的Label功能来定义工作的不同属性,比如:在什么地方做,在什么时间做,是和什么项目相关,是属于哪方面的参考资料
  3. 可以随时查看不同的状态的任务,比如查看Next Action里面的任务,就代表是需要马上处理的
  4. 事情处理掉之后可以很方便的修改任务状态

安装的方法很简单,去到GTDInbox的网站,点击安装就可以。需要注意的是安装成功之后,需要做一些初始化的工作。按照 GTDInbox提供的说明,其中包括:

  1. 添加标签,因为工作的不同属性都是由标签来标识的,所以在使用之前添加好标签。这个过程GTDInbox制作了向导帮助用户完成。其中项目标签需要手工输入项目名称,其他都可以直接点击鼠标完成添加。
  2. 添加过滤器。因为每项工作从数据存储上来说都是一封Email。所以当我们在给自己安排工作的时候,需要自动给Email加上待处理工作的标签。添加过滤器的方法前面的说明中有,这里不详细介绍了。
  3. 尝试GTD的功能,包括GTD Search,GTD Review,Printing To Do Lists。虽然不是初始化工作,但是在正式使用前尝试一下所有功能还是很有好处的。

安装好了就可以开始使用了,使用方法很简单。整个过程比较符合GTD的思想,这里简单介绍一下。

  • 任务的来源有两种,别人给你发的Email需要你做一些事情,或者你自己给自己安排的要做一些事情。形式都是Email的形式,不过自己安排的使用GTDInbox优化过的界面,所以比较方便。这里将Gmail做为了所有任务的汇集点。
  • 不管是别人寄来的Email还是自己给自己安排的任务,只需要加上合适的GTD标签来代表对这项任务的状态就可以了。如果是紧急的可以用Next Action,如果是将来某一天做就是Some Day。
  • 还可以增加一些其他的标签来标识任务的分类。比如任务的执行地点(Contexts),任务所属的项目(Projects),如果是资料就使用Reference的标签。这些分类可以让你更方便的找到一项工作或者资料,同时也方便了日后的统计。本质上这里是用多分类体系对信息进行了分类。
  • 当任务完成时,可以将任务状态改为Finished,标识任务完成。
  • 充分利用GTD' Search可以很快速的找到自己需要的信息。可以同时从多个分类进行查询,还可以加入时间维度。

总的来说,GTDInbox优化了Gmail的操作方式,让其更加适合做为GTD管理工具。使用Gmail完成了GTD中的收集任务,处理任务,管理任务,复习任务,执行任务的工作。

说句题外话,这种把Gmail当作一项底层服务在上面自己搭建应用的使用方式我非常赞赏。做为IT时代的一员,所有人都应该思考如何利用已有的工具来解决手上的问题,而不是等着使用其他人专门为了解决这个问题设计的网站系统。

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